• Делопроизводство Образцы Документы. Организация И Технология Работы
• Делопроизводство Образцы Документы Организация И Технология Работы Скачать
• Делопроизводство Образцы Документы. Организация И Технология Работы. Более 120 Документов

Введение Главной составляющей документа выступает информация, т.е. Самые различные данные, сведения, сообщения, знания, предназначенные для передачи в процессе коммуникации. В Федеральном законе 'Об информации, информатизации и защите информации' закреплено следующее определение понятия 'информация': 'Информация - это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления'. В настоящее время общество переживает информационный бум.

Любая организация, также как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. В нынешних условиях очень важно вовремя получить нужную информацию в необходимом объеме. Другими словами, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией. Документ - сложный объект, представляющий собой единство информации и материального (вещественного) носителя. Выяснить его сущность - это задача, которая решается с помощью системного подхода - методологического направления в науке, ставящего своей задачей разработку средств, методов исследования сложноорганизованных объектов - систем (греч. Sistema - целое, составленное из частей, соединение).

1. Ответственность за организацию делопроизводства, соблю-дение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях лежит на руководителе органи-зации. Делопроизводство осуществляется как должностными лица-ми, для которых ведение делопроизводства является их основ-ной трудовой функцией, так и иными должностными лицами, на которых теми или иными распорядительными документами (а в ряде случаев и законом) возложена ответственность за делопро-изводство, учет и сохранность документов на предприятии. Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работ-ника.
2. Книга: Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и технология работы.

Книга Владимир Галахов 'Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и технология.

В связи с вышеизложенным, выбранная мною тема «Современные методы и средства документации», является, несомненно, актуальной, теоретически и практически значимой. Тема работы в настоящее время является достаточно изученной. Цель работы рассмотреть особенности современных методов и средств документации. Проанализировать сущность, генезис и развитие понятия «документ»; 2. Рассмотреть общие положения и понятия документирования, а также понятие о языках; 3. Рассмотреть знаковый метод фиксирования информации; 4. Показать способы и средства записи информации.

При написании работы была использована такая литература, как Андреева В.И. Делопроизводство: требования к документообороту фирмы, Кузнецова Т.В.

Делопроизводство Образцы Документы. Организация И Технология Работы

Делопроизводство (документационное обеспечение управления), Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. В.А.Кудряева, Стенюков М.В. Делопроизводство: Практич. Пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия, Санкина Л. В., Быкова Т.

Делопроизводство в коммерческой организации. Работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка литературы.

Использованные источники и литература 1. Андреева В.И. Делопроизводство: требования к документообороту фирмы (На основе ГОСТов РФ).- М.: Бизн.-шк. Интел Синтез, 2004. Фирма: управление, кадры и докумен¬ты. М.: Атлант-центр, 2006. Дегтярев В.А.Юридическая сила организационно-распорядительных документов предприятия // Главбух, № 24, декабрь 2005.

Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов.

2-е изд., перераб. / В.В.Галахов, И.К.Корнеев и др.; Под ред. И.К.Корнеева, В.А.Кудряева. М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2004. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов.

2-е изд., перераб. / В.В.Галахов, И.К.Корнеев и др.; Под ред. И.К.Корнеева, В.А.Кудряева. М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2004.

Делопроизводство Образцы Документы Организация И Технология Работы Скачать

Средства документации / Дудкин А.В. // Журнал 'Делопроизводство', -М., 2007, N 4. Иритикова В.С. Делопроизводство//Секретарское дело. 'Организация работы с документами' В.А. Кудряев и др. М.:ИНФРА-М, 2006.

Кадровое делопроизводство: вчера и сегодня /И. Мурнина //'Кадровое дело', N 2, февраль 2006 г.

Кузнецова Т.В., Лосев В.И. Управленческая документация: учебное пособие. М.: Экономика, 2005. Кузнецова Т.В., Илюшенко М.П. Основы документоведения: учебное пособие.

М.: МГИАИ, 2001. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). М.: ООО 'Журнал 'Управление персоналом', 2003.

Комментарий законодательства о трудовом договоре. Лит-ра, 2004. Кузнецова Т.В. Секретарское дело /Т.В. Кузнецова, Г.А.Серова, В.И. Андреева, Н.А. «Секретарское дело», 2006.

Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. 2-е изд., перераб. М.: ИНФРА-М, 2007. О делопроизводстве, документообороте и электронном архиве общества // Акционерное общество: вопросы корпоративного управления, 2006, № 6 (25) (июнь). Пустозерова В.М., Соловьев А.А. Прием и увольнение работников. М.: Приор, 2006.

Савушкина Н.А. Средства и методы документации. Документационное обеспечение управления.

Стенюков М.В. Делопроизводство: Практич. Пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. М.: Приор, 2006. Столяров Ю.Н. Классификация документа: решения и проблемы.

// Книга: исследования и материалы. В., Быкова Т. Делопроизводство в коммерческой организации. М.: Издательство: Международный центр финансово-экономического развития, 2005. О понятии и правовой природе внутренних документов.//Юрист. Юридическая сила организационно-распорядительных документов предприятия /Дегтярев В.А.// Главбух, № 24, декабрь 2005г.

Учебное пособие: Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления)2 Название: Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления)2 Раздел: Тип: учебное пособие Добавлен 13:07:38 04 ноября 2001 Просмотров: 2145 Комментариев: 4 Оценило: 0 человек Средний балл: 0 Оценка: неизвестно Т. Кузнецова ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО (ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ) Москва ЗАО 'Бизнес-школа 'Интел-Синтез' 1999 ББК 74.58 К89 К89 Т.В.

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) - М.: ЗАО 'Бизнес-школа 'Интел-Синтез', 1999.-320с. В книге рассматриваются вопросы составления, оформления докумен­тов на основании новых ГОСТОВ, а также организация работы службы де­лопроизводства. В специальные главы книги выделено составление и офор­мление наиболее часто встречаемых в управленческой деятельности видов организационно-распорядительных документов, движение документа и его обработка с момента получения и до отправки, порядок текущего хране­ния документов, проведение экспертизы ценности документов и их унич­тожения. Книга представляет интерес для работников делопроизводства, кадро­вых служб, а также руководителей учреждений, фирм и предприятий.

Верстка: Соловьев А. ЛР № 062201 от 16.03.98 Подписано в печать 15.01.99 Формат 60х88 1/16 Печать офсетная Бумага газетная Печ. 20,0 Тираж 5000 экз.

101 ЗАО Бизнес-школа 'Интел-Синтез', 117036, г. 11/14 Отпечатано в Производственно-издательском комбинате НИНИ1И, 140010, г. Люберцы, Октябрьский пр-т, 403. 554-21-86 ISBN 5-87057-161-8 ©Кузнецова Т.

В, 1999 Содержание ВВЕДЕНИЕ. 2 ГЛАВА 1 ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО, ЕГО ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ И НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ. 4 ГЛАВА 2 ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ.

13 2.1 ПОЛОЖЕНИЕ О СЛУЖБЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА. 14 2.2 ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ. 18 2.3 ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ. 24 2.4 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧИХ МЕСТ. 27 ГЛАВА 3 ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ.

30 3.1 ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТУ. ЭЛЕМЕНТЫ ТЕКСТА ДОКУМЕНТА. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ. 45 4.1 БЛАНК ДОКУМЕНТА.

48 4.2 ПОРЯДОК АДРЕСОВАНИЯ. 54 4.3 СОГЛАСОВАНИЕ, ПОДПИСАНИЕ И УТВЕРЖДЕНИЕ ДОКУМЕНТА.

56 4.4 ОТМЕТКИ НА ДОКУМЕНТЕ. 61 ГЛАВА 5 ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, ИХ СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ 65 5.1 ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ -УСТАВЫ. 65 5.2 РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ -ПОСТАНОВЛЕНИЯ, РЕШЕНИЯ, ПРИКАЗЫ, РАСПОРЯЖЕНИЯ 68 5.3 ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ. 71 5.3.1 СПРАВКИ. 72 5.3.2 ДОКЛАДНЫЕ И ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫЕ ЗАПИСКИ. 74 5.3.3 АКТ. 76 5.3.4 СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА.

78 5.3.5 Телеграмма. 84 5.3.6 ТЕЛЕФОНОГРАММА. 85 ГЛАВА 6 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ.

87 6.1 ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ЕГО ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ. 87 6.2 ПРИЕМ И ПЕРВИЧНАЯ ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ.

87 6.3 РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ПОСТУПИВШИХ ДОКУМЕНТОВ. 89 6.4 РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ. 89 6.5 КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ. 92 6.6 ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНАЯ РАБОТА.

94 6.7 ОТПРАВКА ДОКУМЕНТОВ. 95 ГЛАВА 7 ТЕКУЩЕЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ. 96 7.1 НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ. 96 7.2 ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ. 103 7.3 ХРАНЕНИЕ ДЕЛ.

107 ГЛАВА 8 ОБРАБОТКА ДЕЛ ДЛЯ ПОСЛЕДУЮЩЕГО ХРАНЕНИЯ. 108 8.1 ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ. 109 8.3 ОФОРМЛЕНИЕ ОБЛОЖКИ ДЕЛ. 115 8.4 СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ.

116 8.5 СДАЧА ДЕЛ В ВЕДОМСТВЕННЫЙ АРХИВ. 119 ГЛАВА 9 ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С КАДРОВЫМИ ДОКУМЕНТАМИ. 120 ГЛАВА 10 ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЁМА ПОСЕТИТЕЛЕЙ И РАБОТА С ПИСЬМЕННЫМИ ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН. 136 10.1 ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЁМА. 136 10.2 РАБОТА С ПИСЬМЕННЫМИ ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН.

138 ГЛАВА 11 ПОДГОТОВКА И ОБСЛУЖИВАНИЕ СОВЕЩАНИЙ. 145 11.1 ПОДГОТОВКА СОВЕЩАНИЙ. 145 11.2 ОБСЛУЖИВАНИЕ СОВЕЩАНИЙ. 152 11.3 ПРОТОКОЛ. 153 СПИСОК РЕКОМЕНДУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ. 157 ПРИЛОЖЕНИЯ. 160 Каждому человеку хотя бы несколько раз в течение его жизни прихо­дится составлять документы, а работающие в управленческом аппарате постоянно имеют дело с документами: составляют и оформляют их, обрабатывают, хранят, находят по запросу и т.д.

Делопроизводство - это специфическое направление деятельности, которое занимается составлением, оформлением документов, их обра­боткой и хранением. От того, насколько правильно будет составлен и оформлен документ, организована работа с ним во многом зависит сво­евременность и правильность принятия управленческого решения. Слово ' дело - производство ' появилось несколько веков назад и означало 'дело производить' (делать дело) т.е. Решать вопрос.

В про­цессе решения любого вопроса возникают документы, закрепляющие достигнутую договорённость, принятое решение. Документы фиксируют каждый шаг нашей жизни, начиная с момента рождения, поступления в школу, затем в специальное среднее или выс­шее учебное заведение, на работу.

В них зафиксирован брак и развод, уход человека из жизни. Составление, оформление документов и организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-методическими ак­тами, знание и выполнение которых обязательны для каждого, имеюще­го дело с документами.

Эти акты рассматриваются в первой главе. Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональ­ных знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении (фирме) ведут специальные подразделения (службы делопроизводства), а в неболь­ших организациях и фирмах – секретари-референты (секретари). Орга­низация работы службы делопроизводства выделена в отдельный раз­дел книги. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами, например, создание Устава, заключение договоров, ведение бухгалтерских документов, кадровых, первичных учётных, распоряди­тельных и т.д.

При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы, в которых деятельность организа­ции или фирмы зафиксирована. Требования к составлению документов и порядок их оформления подробно рассмотрены в главе 3 и 4. Главы написаны на основе нового стандарта - ГОСТ Р 6.30-97, введённого в действие с 1 июля 1998 года. Документы многообразны и каждый вид документа - приказ, прото­кол, устав, справка, письмо и др. Имеет свои особенности и свои прави­ла работы с ними.

Вот почему составление и оформление наиболее ча­сто встречаемых в управленческой деятельности видов организационно-распорядительных документов выделено в специальную главу. Кроме того одна из глав книги посвящена специфике работы с кадровыми документами.

В ней учтены только что введённые Госком­статом новые унифицированные формы первичной учётной кадровой документации (приказов о приёме на работу, переводе, увольнении и др.), приводятся новые формы личных карточек (форма № Т-2 и № Т-4). В книге показано, насколько важно оперативно работать с докумен­тами: вовремя зарегистрировать, передать руководству на рассмотре­ние, получить чёткую резолюцию, передать без задержки исполнителю, организовать контроль, подобрать необходимую информацию и т.д. Все эти на первый взгляд простые действия в современных условиях ры­ночных отношений и конкурентной борьбы могут стать определяющими при получении выгодных заказов, налаживании деловых отношений с другими организациями и т.д. Движение документа и его обработка с момента получения и до от­правки может быть разложена на этапы: получение и первичная обра­ботка, регистрация, контроль за исполнением, информационно-справоч­ная работа, отправка. Каждый из этих этапов рассмотрен и подробно разобран в специальном разделе книги. После исполнения документов надо организовать их хранение так, чтобы в случае необходимости их можно было быстро найти.

Порядок текущего хранения документов, формирования дел на основе номенк­латуры дел достаточно подробно регламентирован нормативно-методи­ческими актами, опираясь на требования которых написана глава книги, посвящённая текущему хранению документов. Ещё более регламентирован этап обработки документов для архи­вного хранения. Помимо оперативного значения часть документов име­ет научную, общественно-историческую ценность, определяемую по кри­териям, установленным архивными органами. Сохранность этих документов особенно важна. После истечения срока их хранения в ар­хиве учреждения они передаются на вечное хранение в государствен­ный архив. Лица, виновные в утрате или гибели документов, могут быть привлечены к уголовной ответственности.

Готовя дела к сдаче в архив надо хорошо знать и соблюдать требования, разработанные архивными учреждениями. Порядок подготовки дел для архивного хранения, про­ведения экспертизы ценности документов и их уничтожения изложены в главе 8.

Свои особенности имеет работа с обращениями граждан. Она всегда выделяется в самостоятельную функцию службы делопроизводства и ведётся специальным подразделением (бюро) или назначенным работ­ником. В небольшой организации (фирме) эта работа может быть пору­чена как отдельная функция секретарю-референту (секретарю). Учиты­вая специфику этой категории документов, работа с письмами и обращениями граждан и организация личного приёма рассмотрены от­дельно. Службе делопроизводства часто поручается подготовка и обслужи­вание совещаний. Так как в этом виде управленческой деятельности участвует значительное количество работников, он наиболее дорогосто­ящ и требует особо тщательной подготовки и чёткости в проведении. Порядок подготовки, обслуживания совещаний, ведения и оформления протокола подробно освещены в последней главе книги.

Следует обратить внимание на приложения в конце книги. В них со­браны не только образцы форм, но даны и законодательно-нормативные акты и методические документы, которые могут потребоваться в работе службы делопроизводства. Книга предназначена для всех работников управленческого аппара­та.

Руководители организаций, фирм, предприятий, на которых возлага­ется ответственность за организацию Делопроизводства, найдут в этой книге требования к постановке этого вида деятельности и порядок орга­низации работы служб и сотрудников, занимающихся делопроизвод­ством. Составлением и оформлением документов занимаются практически все специалисты сферы управления. Поэтому требования, предъявляе­мые к составлению и оформлению служебных документов должен знать каждый управленец. Для работников службы делопроизводства, занятых делопроизвод­ственным обслуживанием, в книге описана технология каждого этапа работы с документами, порядок их хранения и уничтожения. Делопроизводство сегодня определяется стандартом как 'отрасль деятельности', обеспечивающая документирование и организацию ра­боты с документами',.

т.е. Весь процесс от момента создания документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив. ГОСТ Р51141-98.

Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Появляется термин первоначально в устной речи (предположитель­но в XVII в.) и означает сам процесс решения (производства) дела - 'дело производить' (решать вопрос). Так как в ходе решения любого вопроса возникали документы, чтобы закрепить достигнутую договорён­ность, принятое решение (ибо устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято), уже в XVI.

Употреб­ляется слово дело как 'собрание документов, относящихся к какому либо делу, вопросу'. Впервые в этом понятии слово 'дело' зафиксиро­вано в документах в 1584 г. Словарь русского языка (XI-XVII вв.), вып. 4; М.: Институт русского языка АН СССР, 1977,с. Документ возник прежде всего чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу.

Латинское documentum - доказатель­ство, свидетельство. Закон об информации, информатизации и защите информации опре­деляет информацию как 'сведения о лицах, предметах, фактах, событи­ях, явлениях и процессах независимо от формы их представления'. По определению специалистов - документоведов документ пред­ставляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, яв­лений объективной действительности и мыслительной деятельности че­ловека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Дрим театр. Документ изготавливается на специ­альном материале (бумаге, фотопленке и т.п.).

На нашем портале есть мобильная версия сайта с удобным электронным интерфейсом для телефонов и устройств на Android, iOS: iPhone, iPad, а также форматы для Kindle. Мы утонувшие fb2.

Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания рег­ламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчёркнуто и в определении термина документ в законе 'Об информа­ции, информатизации и защите информации': 'документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать'. Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обес­печивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во вре­мени. Как носитель информации документ выступает в качестве непремен­ного элемента внутренней организации любого учреждения, предприя­тия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация явля­ется основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой дея­тельности документ выступает и как предмет труда, и как результат тру­да, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе. Все формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: планирование - посредством подготовки различных планов, учет - в виде составления и обработки статистичес­кой, бухгалтерской и оперативно-технической документации; руководство - изданием распорядительных документов; организация - организаци­онных документов; инструктирование - в виде инструкций, методичес­ких указаний; контроль - путем сбора сведений в письменном виде и т.д.

Таким образом документация, будучи тесно связана со всеми фор­мами управленческой деятельности, используется аппаратом управле­ния в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного уп­равления. Но создав документ, с ним надо ещё много работать: учесть, зареги­стрировать с тем, чтобы о нём можно было навести справку, передать исполнителю, проконтролировать его исполнение, сохранить и т.д. Организация делопроизводства условно делится на две части: - обеспечение своевременного и грамотного создания документов (документирование); -организация работы с документами: получение-передача, обра­ботка, учёт, регистрация, контроль, хранение, подготовка в архив, унич­тожение. Параллельно с термином 'делопроизводство' в последние десяти­летия используется термин 'документационное обеспечение управления'. Появление этого термина связано с внедрением компьютерных систем в управление, их организационным, программным и информационным обеспечением. Для приближения к терминологии, употребляемой в ком­пьютерных программах и литературе в области делопроизводства ана­логично стал использоваться термин 'документационное обеспечение управления', который по существу является синонимом термина 'де­лопроизводство'.

Например, в названиях нормативных документов: 'Го­сударственная система документационного обеспечения управления' и 'Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации'. Более широкий термин, применяемый сегодня - информационно-документационное обеспечение управления, включает помимо традицион­ной работы с документами и информационное обслуживание, создание, ведение и работу с базами данных. Как сам процесс создания документов, так и организация работы с ними всегда были регламентированы специальными законодательно-нормативными и нормативно-методическими актами. В дореволюцион­ный период крупнейшими законодательными актами, определявшими постановку делопроизводства, был 'Генеральный регламент', утверж­дённый Петром I 28 февраля 1720 года,. 'Учреждение для управления губернией' 1775 года Екатерины II, 'Общее учреждение министерств' 1811 года. В этих актах были установлены основные принципы работы с доку­ментами, действующие сегодня (например, обязательный учёт докумен­тов, регистрация, контроль, формирование дел, создание архива учреж­дения и т.д.).

«Генеральный регламент или устав, по которому государственные коллегии також и все оных принадлежащих к ним канцелярий и контор служители, не толь­ко во внешних и внутренних учреждениях, но и во отправлении своего чина подданейше поступать имеют». Законодательные акты, касавшиеся отдельных сторон документиро­вания и нормативно-методические документы, регламентирующие ве­дение делопроизводства издавались, и в советский период.

Делопроизводство Образцы Документы. Организация И Технология Работы. Более 120 Документов

Сегодня обязательность документирования информации определена Федеральным законом 'Об информации, информатизации и защите ин­формации'. В нём указано: 'Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию, делопроизводства, стандартизацию документов и их мас­сивов, безопасность Российской Федерации'. Федеральный закон 'О бухгалтерском учёте', указав, что бухгалтер­ский учёт осуществляется путём 'сплошного, непрерывного и докумен­тального учёта всех хозяйственных операций', специальную статью (ст.

9) посвящает составлению первичных учётных документов. В ней под­чёркивается, что все хозяйственные операции, проводимые организаци­ей, должны оформляться оправдательными документами. Эти докумен­ты служат первичными учётными документами, на основании которых ведётся бухгалтерский учёт. При этом закон уточняет, что 'первичные и сводные учётные документы могут составляться на бумажных и машин­ных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счёт копии таких документов на бумажных носите­лях для других участников хозяйственных операций, а также по требо­ванию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законода­тельством Российской Федерации, суда и прокуратуры'.

Таким образом внедрение компьютерных технологий не исключает составления документов и их оформления в соответствии с установлен­ными правилами. Представление о том, что внедрение компьютеров и подключение их в сеть позволит передавать информацию произвольно в виде отдель­ных показателей и избавит от составления документов, является глубо­ко ошибочным. Об обязательности документирования говорится и в ряде других за­конодательных актов. Так, например, Гражданский кодекс Российской Федерации в ст. 47 предписывает обязательность документирования рождения, смерти, заключения, расторжения брака, усыновления, удо­черения и т.п. 'Регистрация актов гражданского состояния производится органами записи актов гражданского состояния путём внесения соответ­ствующих записей в книги регистрации актов гражданского состояния (актовые книги) и выдачи гражданам свидетельств на основании этих записей'.

В законодательно-нормативных актах в отдельных случаях указыва­ется и состав информации, которая должна быть отражена в документе (его структура). Например, в ст. 878 в Гражданского кодекса РФ, часть II, определено - 'чек должен содержать: 1) наименование 'чек', включённое в текст документа; 2) поручение плательщику выплатить определённую денежную сум­му; 3) наименование плательщика и указание счета, с которого должен быть произведён платёж; 4) указание валюты платежа; 5) указание даты и места составления чека; 6) подпись лица, выписавшего чек, - чекодателя. Отсутствие в документе какого либо из указанных реквизитов лишает его силы чека.' В Постановлении правительства Российской Федерации от 12 декаб­ря 1995 года № 1227 'Об удостоверении беженца' не только перечисле­но, какие сведения и на основании чего в него вносятся, но и даётся форма удостоверения, утверждённая этим постановлением, соблюде­ние которой является обязательным. Однако формы документов, установленные законом, редки. Это обыч­но наиболее массовые виды документов, чаще всего удостоверяющих личность.

Документ является средством укрепления законности и контроля. Одни документы, например правовые акты представительных и распорядительных органов, судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, договорная документация, изначально обладают юридической функцией, устанавливая, закрепляя и изменяя правовые нормы и правоотношения или прекращая их действие. Другие докумен­ты наделяются юридической функцией в случае использования их как доказательства в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже и др. Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 авгус­та 1997 г. № 1009 утверждены 'Правила подготовки правовых актов фе­деральных органов исполнительной власти и их государственной регис­трации'.

В этих правилах указан процесс подготовки проекта нормативно-правового акта, его согласования, подписания, утвержде­ния, оформления, сроки подготовки и детально расписан порядок его государственной регистрации (внесения в Государственный реестр нор­мативных правовых актов и присвоения ему регистрационного номера) в министерстве юстиции. При нарушении требований, изложенных в пра­вилах, документ не вступает в силу. Все формы управленческой деятельности находят отражение в соот­ветствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций. Но один до­кумент - это единичный акт документирования. Деятельность учрежде­ния оформляется совокупностью определенным образом взаимодейству­ющих документов, обычно соответствующих функциям управления. Ряд функций управления является типовым, присущим любому уп­равленческому аппарату. К таким функциям относятся, например, про­гнозирование и планирование, организационно-распорядительная дея­тельность, учет и отчетность, финансирование, материально-техническое обеспечение и др.

Эти функции отражаются в документах, общих для всех учреждений, фирм. Совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности, составляет систе­му документации. Можно выделить функциональные системы документации, имеющие межотраслевое значение, но можно рассматривать и отраслевую систе­му документации в целом. В ней найдет отражение специфика той или иной сферы деятельности.

В условиях научно-технической революции произошло резкое уве­личение объемов информации, вызванное активизацией общественной жизни, ростом числа контор, фирм, организаций, увеличением номенк­латуры промышленных изделий и усложнением процесса их изготовле­ния, расширением экономических и культурных связей. В связи с этим возникла необходимость упорядочения потоков информации, установ­ления необходимого и достаточного количества видов документов, вы­полняющих роль информационного обеспечения функций управления. Ручная обработка не позволяла вовремя и качественно переработать растущие потоки информации. Появилась потребность в механизации, а затем и в автоматизации обработки документной информации. Однако практическое внедрение и применение средств автоматизации и механи­зации, эффективность их использования находятся в прямой зависимо­сти от степени упорядочения документации, для обработки которой они предназначены. Основным направлением совершенствования докумен­тации является унификация и стандартизация.

Под унификацией понимается 'приведение чего-либо к единой систе­ме, форме, единообразию'. Большой энциклопедический словарь, М.: Изд-во Советская энциклопедия, 1991, т.2. Стандарт определяет унификацию как 'выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их параметров и размеров'. ГОСТ Р 1.0-92 Государственная система стандартизации Российской Федера­ции.

Основные положения. М.: Госстандарт России, 1994, п.3.22. Стандартизация - это процесс установления и применения стан­дартов, под которыми понимается 'образец, эталон, модель, принимае­мые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Стандарт, как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается ком­петентным органом».

Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае документа). Большой энциклопедический словарь. М.: Советская энциклопедия, 1991, т. Более пространное и детальное определение стандартизации даётся в ГОСТе Р 1.0-92. «Государственная система стандартизации РФ.

Основные положения». Ответственность за нормативное закрепление конкретных унифици­рованных форм, их информационных элементов и систем документации возложена в стране на Комитет Российской Федерации по стандартиза­ции, метрологии и сертификации (в настоящее время Государственный комитет РФ по стандартизации, метрологии и сертификации включён в состав Министерства промышленности и торговли РФ). Результатом работы по унификации документов могут быть: -общероссийские унифицированные формы; -отраслевые унифицированные формы; -унифицированные формы документов предприятия; 'Унифицированная система документации состоит из взаимоувязан­ных общероссийских унифицированных форм документов, обеспечива­ющих документированное представление данных в определенных ви­дах хозяйственной деятельности'.

Просто в них записана противоречивая информация, которую не может распознать жесткий диск. Такие битые сектора не являются по сути дефектными.

ПР50-733-93 п.2.4. Непосредственными разработчиками конкретных форм и систем до­кументации являются Министерства (ведомства), возглавляющие ту от­расль деятельности, документы которой унифицируются. Они разрабатывают и утверждают унифицированные формы бланков документов, при этом обязательно учитывая возможность их компью­терной обработки. Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерс­кие документы, министерство здравоохранения РФ - за медицинские, Государственный комитет Российской Федерации по статистике за уни­фицированные формы первичной учётной документации. Новые унифи­цированные формы первичной учётной документации утверждены Гос­комстатом 30 октября 1997 года. Общее методическое руководство постановкой делопроизводства в стране, как и в большинстве цивилизованных стран мира, осуществля­ют архивные органы, так как наиболее ценные документы после исполь­зования их в оперативной работе передаются на постоянное хранение в государственные архивы. В Положении 'О государственной архивной службе России', утверж­дённом Указом Президента Российской Федерации от 17.03.94 № 552 в числе главных задач государственной архивной службы России (Росархив) указано: 'координация деятельности федеральных органов го­сударственной власти в области.

Делопроизводства, развития совме­стно с этими органами государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации'. Росархив в соответствии с возложенными на него задачами 'осуществляет межотраслевое органи­зационно-методическое руководство и контроль. Организацией до­кументов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти'. Росархив 'проверяет выполнение учреждениями, организация­ми и предприятиями независимо от их ведомственной подчинённости требования законодательства в области организации документов в де­лопроизводстве'. Росархиву предоставлено право согласовывать отрас­левые стандарты, инструкции по вопросам организации документов в делопроизводстве, разрабатывать и утверждать обязательные для исполнения нормативно-методические документы по орга­низации документов в делопроизводстве. Действующие сегодня общегосударственные нормативно-методичес­кие документы по организации делопроизводства должны быть в каж­дой организации. К ним относятся:.

Государственная система документационного обеспечения уп­равления. Основные положения. Общие требования к документам и служ­бам документационного обеспечения. В настоящее время в соответствии с федеральной целевой про­граммой ведётся разработка новой редакции ГСДОУ - системы поло­жений, определяющих основные правила работы с документами в орга­низациях. Система ориентирована и на коммерческие структуры.

Она будет состоять из двух частей: нормативной и методической.